Beispiele für gute Ansagetexte: Was Sie tun und lassen sollten #
Ansagetexte für die Telefonanlage oder für den Anrufbeantworter? Easy. Schnell ein paar Beispiele und Vorlagen durchstöbern, das war's. Na ja, ganz so einfach ist es nicht.
Hier sagen wir Ihnen, wie Sie zu wirklich guten Texten für Ihre Telefonansagen kommen und welche Punkte Sie dabei unbedingt beachten sollten.
Vom Sehen & Hören #
Einen Text zu lesen, ist was anderes, als einen Text zu sprechen.
Was auf dem Papier schön aussieht, kann gesprochen langweilig, umständlich oder wenig überzeugend klingen.
Umgekehrt kann der geschriebene Ansagetext erst mal etwas trocken und kurz angebunden wirken - und ist gerade deshalb für die Aufnahme mit einer professionellen Stimme geeignet. Denn professionelle Sprecher klingen ohnehin schon freundlich und zuvorkommend. In Kombination mit einem allzu blumigen Text, ist das oft zu viel des Guten.
Text-Vorlagen und Beispiele für gute Ansagetexte #
Text-Vorlagen und Beispiele für Ansagetexte im geschäftlichen Kontext gibt es haufenweise. Im Netz finden Sie die üblichen, farblosen Floskeln für Anrufbeantworter, Mailbox und Telefonanlage. Reicht Ihnen das?
Um zu beurteilen, ob sich ein geschriebener Text für die Sprachaufnahme eignet, braucht es schon etwas Erfahrung, sonst wird das Ergebnis wahrscheinlich nicht den Erwartungen entsprechen. Es lohnt sich deshalb, schon beim Schreiben der Ansagetexte professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Sie möchten es erst mal selbst versuchen? Also gut. Los geht's!
Step 1: Der Call Flow #
Beginnen Sie mit der Skizzierung des Call Flows. Dieser grafische Ablaufplan beschreibt, wie Anrufe behandelt werden, vom Zeitpunkt, an dem sie eingehen, bis zum Auflegen. So wird der Weg des Anrufs durch die Organisationsprozesse und die Technik des Unternehmens sichtbar, und damit auch der Bedarf an Telefonansagen. Mit einem smarten Call Flow lassen sich sogar die Geschäftsprozesse optimieren, was wirklich spannend ist. Aber, dazu ein andermal.
Step 2: Der Textentwurf #
Selbst wenn Sie extrem schreibfaul sind, sollten Sie erst mal einen Text-Entwurf auf's Papier bringen. Am besten frisch von der Leber weg. Bauen Sie ruhig Floskeln ein, die Ihnen persönlich gefallen und doktern Sie nicht lange an den Formulierungen herum.
Wichtig beim Text-Entwurf
- Ihr Skript sollte inhaltlich vollständig sein und alles abdecken, was der zuvor erstellte Callflow vorgibt
- Aus dem Text sollte hervorgehen, welchen Zweck die jeweilige Ansage erfüllt. Ist das nicht der Fall, fügen Sie zusätzliche Anmerkungen ein
- Bauen Sie auch schon Details wie Geschäftszeiten, Mail-Adressen, Notfall-Telefonnummer und Ähnliches ein und prüfen Sie, ob diese Angaben korrekt sind
Sollten Sie sich später dafür entscheiden, Ihre Telefonansagen mit uns zu produzieren, hilft uns diese Rohversion, Ihren Bedarf zu überblicken und zu verstehen, wo es stilistisch hingehen soll. Wenn wir die Texte optimieren, nutzen wir diese Inhalte und Ihren persönlichen Ton als Basis.
Sinnfreie Marketing-Floskeln #
Kennen Sie solche Begrüßungen?
Negativ-Beispiel
»Willkommen bei Müller Elektrotechnik. Wir sind Ihr kompetenter Partner für innovative Lösungen.«
Äh, bleibt da bei Ihnen was hängen? - Tja, eben. Und genauso geht es den Anrufern. Diese Marketing-Floskeln sind austauschbar. Sie passen auf jede Branche. Verzichten Sie besser auf solche Allgemeinplätze und betonen Sie ein besonderes Merkmal. Am besten packen sie das in die Warteschleife. In der automatischen Begrüßung nutzen sich Werbeslogans zu schnell ab.
10 Tipps für perfekte Ansagetexte #
So gehen wir beim Schreiben und Optimieren von Ansagetexten vor.
Tipp 1: Flüssig & frisch
Wir machen den Text fit für die Sprachaufnahme. Damit der Sprecher oder die Sprecherin flüssig und frisch performt, müssen auch die Texte flüssig und frisch sein. Nur dann klingen die Ansagen am Ende freundlich, sympathisch und locker.
Tipp 2: Zeitgemäße Sprache
Wir nutzen einen zeitgemäßen Sprachstil. Hölzerne Formulierungen wie diese hier, werden Sie bei uns nicht finden.
Negativ-Beispiel
“Der nächste freie Mitarbeiter ist schon für Sie reserviert”
Solche Phrasen ersetzen wir durch etwas Schöneres, wie…
Positiv-Beispiel
“Wir telefonieren alle, haben aber gleich Zeit für Sie”.
Tipp 3: Kurz & knackig
Die Texte werden kurz und knackig formuliert und sind deshalb im Ergebnis dynamisch und sofort verständlich. Umständliche Text-Monster stutzen wir auf ein gefälliges Maß zurecht. Zum Vergleich ein Beispiel aus der Praxis. Zuerst kommt das Monster.
Negativ-Beispiel
Herzlich Willkommen bei Ihrer Stadtverwaltung. Damit wir Sie gleich mit der richtigen Person verbinden können, würden wir gerne wissen, was wir für Sie tun können. Wenn Sie nun eine Aussage hören, die zu Ihrem Anliegen passt, drücken Sie bitte die entsprechende Nummerntaste auf Ihrem Telefon. Für Fragen im Bereich des Bürgerservice, drücken Sie bitte die 1, für Fragen im Bereich des Standesamtes oder der Friedhofsverwaltung drücken Sie bitte die 2, für Fragen im Bereich der Bauverwaltung, drücken Sie bitte die 3, möchten Sie den Bürgerbus buchen, drücken Sie bitte die 4, für alle anderen Angelegenheiten bleiben Sie bitte in der Leitung. Ihr Anruf wird dann automatisch weitergeleitet.
Puhhh. Wissen Sie noch, was am Anfang des Textes gesagt wurde? Eben. Hier die optimierte Version:
Positiv-Beispiel
Willkommen bei Ihrer Stadtverwaltung. Was können wir für Sie tun? Bitte wählen Sie:
1 für den Bürgerservice
2 für Standesamt oder Friedhofsverwaltung
3 für die Bauverwaltung
Oder 4, wenn Sie den Bürgerbus buchen möchten.
Geht es um etwas anderes, bleiben Sie einfach dran. Wir nehmen Ihren Anruf gleich entgegen.
Inhaltlich sind beide Versionen identisch. Doch die zweite Variante liefert die gleiche Information in einem Bruchteil der Zeit. Und Zeit ist ein wichtiger Faktor. Schließlich möchten die Anrufer am Telefon schnell vorwärts kommen.
Tipp 4: Floskeln raus!
Wir reduzieren auf das Wesentliche und streichen überflüssige Floskeln.
Negativ-Beispiel
„Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer üblichen Geschäftszeiten…“
Es genügt, die Zeiten zu nennen. Mehr ist gar nicht notwendig.
Positiv-Beispiel
“Montag bis Freitag sind wir von 09 bis 17 Uhr im Einsatz.”
Wer um 18 Uhr anruft, wird schon verstehen, dass jetzt keine Geschäftszeit mehr ist. Ist ja nicht so kompliziert.
Tipp 5: Natürliche Sprache
Statt förmlicher Phrasen, nutzen wir eine natürliche Sprache.
Negativ-Beispiel
„Wir rufen Sie garantiert schnellstmöglich zurück".
Das klingt schöner so:
Positiv-Beispiel
„Wir rufen bald zurück"
Negativ-Beispiel
“Wir möchten uns herzlich für Ihre Geduld bedanken. Der nächste freie Mitarbeiter ist schon für Sie reserviert.”
Dynamischer, persönlicher und positiver wirkt das so:
Positiv-Beispiel
“Augenblick noch. Wir melden uns gleich.”
Tipp 6: Positiv bleiben
Negative Aussagen mögen wir nicht.
Negativ-Beispiel
„Es tut uns sehr leid, im Moment sind leider alle Leitungen total überlastet, weshalb Sie mit längeren Wartezeiten rechnen müssen..“
Wir wäre es stattdessen mit:
Positiv-Beispiel
„Wir sprechen alle, haben aber gleich Zeit für Sie.”
Da geht doch vergleichsweise echt die Sonne auf.
Tipp 7: Freundlich aber bestimmt
Thema Freundlichkeit. Natürlich wollen Sie, dass Ihre Anrufer freundlich empfangen werden. Also nicht so:
Negativ-Beispiel
„Ich hab gehört du hast Probleme? Dann drücke die 1!"
Wir nutzen freundliche, aber - und das ist wichtig - keine schmierigen oder unterwürfigen Worte.
Negativ-Beispiel
“Leider sind noch immer alle Mitarbeiter besetzt. Wir bitten Sie, das zu entschuldigen und bemühen uns, Ihnen schnell zur Verfügung zu stehen. Vielen herzlichen Dank für Ihr Verständnis.”
Oh oh, da hat aber jemand ein echt schlechtes Gewissen. Und das ist nicht notwendig. Engpässe gibt's halt mal. Dafür muss sich niemand entschuldigen. Im Gegenteil: Es kommt besser, wenn Sie dazu stehen und eine alternative Lösung anbieten. Vielleicht so:
Positiv-Beispiel
“OK, es dauert länger als geplant. Ist gerade einiges los hier. Bitte gib uns noch einen Moment Zeit oder nutze das Kontaktformular auf unserer Website.”
Na, haben Sie es bemerkt? Am Telefon darf inzwischen auch geduzt werden. Das sollten Sie aber nur dann tun, wenn es auch zu Ihrem Unternehmen passt und nicht, um einem vermeintlichen Trend hinterherzulaufen.
Tipp 8: Gute Kompromisse
Wir behalten bei unseren Ansagetexten die geschlechtergerechte Sprache im Auge, machen daraus aber keine Religion.
Negativ-Beispiel
„Alle unsere Mitarbeiter befinden sich momentan in Kundengesprächen”
Da würden wir eher sagen…
Positiv-Beispiel
“Augenblick noch. Unser Team hat gleich Zeit für Sie.”
Stimmt schon, es klappt nicht immer mit der Neutralität. Manchmal wird das zu kompliziert und dann klingt es einfach albern. Außerdem gibt es bislang keine verbindliche Regelung für dieses etwas zu heiß gekochte Thema. Schön ist, wenn die Texte so gestaltet sind, dass unterm Strich alle gut damit leben können.
Tipp 9: Die beste Vorlage
Ein guter Text im Deutschen ist eine ideale Vorlage für die Übersetzung in andere Sprachen. Deshalb empfehlen wir Kunden, die Ansagen in mehreren Sprachen benötigen, zunächst die deutsche Version zu optimieren. Erst danach wird die Übersetzung gemacht. So passt am Ende alles perfekt zusammen.
Tipp 10: Text für Synchronsprecher
Die Königsdisziplin sind Ansagetexte für Synchronsprecher. Denn: Die Charakterköpfe unter den bekannten Synchronstimmen laufen erst mit dem richtigen Ansagetext zu Hochform auf. Am besten mit Wortwitz und Unterhaltungswert. Doch der Grad des guten Geschmacks ist fein. Nur wenige Texter schaffen es, die richtige Balance zu halten. Wenn das gelingt, sind Telefonansagen mit einem Synchronsprecher ein echtes Erlebnis!
Hören Sie mal rein:
Checkliste Technik #
Als Goodie zum Abschluss kommen hier noch ein paar staubtrockene Tipps. Denn: Auch die technischen Gegebenheiten müssen sich im Text abbilden. Sie sollten deshalb über die Ausstattung Ihrer Telefonanlage und über Ihr Anrufaufkommen Bescheid wissen.
Wie ist Ihre Telefonanlage ausgestattet? Funktionsumfang, Speicherplatz, Routing-Möglichkeiten.
- Welche Funktionen stellt die Telefonanlage zur Verfügung?
- Lassen sich mehrere Warteschleifen realisieren? Z.B. für verschiedene Abteilungen, nach einer automatischen Begrüßung oder für “On Hold”, also beim Weiterverbinden?
- Wie ist die durchschnittliche Wartezeit? Brauchen wir mehrere Warteansagen?
- Gibt es technische Einschränkungen bei Dateigröße, Datenmenge oder Laufzeit?
- Wie viele Anrufe prasseln täglich rein? Fachlich ausgedrückt: Wie hoch ist Ihr Anrufaufkommen?
- Wie werden die Anrufe verteilt? Heißt: Wie werden Anrufe angenommen und weitergeleitet? Stichwort: Call Flow.
- Kann der aktuelle Ablauf, also die derzeit konfigurierte Schaltung, verbessert werden?
- Was passiert, wenn ein Anruf nicht angenommen werden kann, von der Zentrale, in einer Abteilung oder an einer Durchwahl?
Wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich daraus ableiten, welche Art von Ansagen Sie brauchen und wie viele.
Wir sind ja da #
Vielleicht denken Sie jetzt: “Oh Gott, was für ein komplexes Thema, und furchtbar aufwändig”. Da können wir Sie beruhigen. Die Sache ist kein Hexenwerk und es braucht auch kein astronomisches Budget dafür. Nehmen Sie einfach unsere Unterstützung in Anspruch. Wenn wir es gemeinsam durchziehen, geht alles glatt über die Bühne.
Das ist der schnellste Weg zu professionellen Ansagetexten, die langfristig funktionieren und mehr als nur ihren Zweck erfüllen. Im Idealfall werden Sie sogar ein wenig stolz sein auf das Ergebnis.