Microsoft Teams als Telefonanlage für die Festnetz-Telefonie #

Microsoft Teams im Aufwind #

Seit 2020 ist die Nutzung von Home-Office-Arbeitsplätzen rasant angestiegen, und damit auch die Popularität der App Microsoft Teams. Inzwischen hat sich die Euphorie in Sachen Home-Office etwas abgekühlt. Unternehmen wie Apple, Google und Bosch drängen die Belegschaft gerade wieder ins Büro. 

Teams als virtuelle Telefonanlage #

Außerdem ersetzt Microsoft schon seit längerem Skype for Business durch Teams und wildert zeitgleich im Revier der Cloud-Telefonanlagen. Es gehört ja zum Grundsatzprogramm des Konzerns, seine Produkte in möglichst vielen Bereichen einzunisten und sich auf diese Weise unentbehrlich zu machen. Insofern überrascht es nicht, dass die Wettbewerbshüter des Bundeskartellamtes gerade verkündet haben, künftig stärker gegen wettbewerbsgefährdende Praktiken des Konzerns vorgehen zu wollen. Doch diese Geschichte ist so alt wie der Konzern selbst. 

Telefonie-Funktionen #

MS Teams wurde in der Vergangenheit hauptsächlich für Chats und Konferenzen genutzt. Inzwischen ist auch die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz, also die Telefonie ins Festnetz und Mobil-Netz möglich. Voraussetzung ist eine entsprechende Lizenz. Schauen wir uns zunächst mal an, was die App bei Call-Routing und Telefonansagen auf dem Kasten hat, und ob sie es mit anderen VoIP-Telefonanlagen aufnehmen kann. 

Wer Telefonansagen mit Teams umsetzen möchte, kann auf eine ganz ordentliche Grundausstattung zugreifen. 

• Ansage vor Melden / Begrüßungsansage
• IVR: Mit der automatischen Telefonzentrale können Anrufer in einem Menüsystem navigieren, um die richtige Abteilung, die gewünschte Person oder eine passende Infoansage zu wählen. 
• Weiterleitung der Anrufe an Telefonberater
• Musik oder Ansagen in der Warteschleife 
• Abwurf: Optionen für das Vorgehen bei überzähligen Anrufen oder Erreichen des Zeitlimits
• Anrufbeantworter / Voicemail
• Routing: Automatische Anrufverteilung, Anrufgruppen, Verbindung zu bevorzugter Call Center Software
• Mit dem Feature "Teams-Feiertage", lassen sich Sie klassische Feiertagsansagen realisieren, aber auch alternative Nachrichten und Weiterleitungen für bestimmte Datums- und Uhrzeitangaben einrichten, wenn Abteilungen, Anrufwarteschleifen oder Personen im Unternehmen nicht erreichbar sind.

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Automatische Telefonzentralen können Sie mit dem Microsoft Teams Admin Center oder mit PowerShell erstellen.

Audioformate für Teams #

• Maximale Größe der Audiodatei 5 MB
• WAV (unkomprimiert, linear PCM (Pulse-Code Modulation) mit 8/16/32-Bit-Tiefe in Mono oder Stereo
• WMA (nur Mono)
• MP3

Tipp: mp3 / 192 kbps ist der beste Kompromiss zwischen Klangqualität und Dateigröße. 
 

Einrichtung der Festnetz-Telefonie #

Die Details zur Konfiguration würden jetzt den Rahmen sprengen. Mehr Informationen finden Sie hier. In jedem Fall brauchen Sie eine entsprechende Zusatz-Lizenz. Und sehr wahrscheinlich auch ein Systemhaus als Partner.

Microsoft Teams Lizenzen #

Das Thema Lizenzen ist bei Teams etwas komplex. Wir beschränken uns deshalb auf die Basics. 

Teams Telefon Standard

Das Cloud-Telefonsystem Teams Telefon Standard ist eine Add-On-Lizenz. Damit nutzen Sie einen gehosteten Telefondienst, der PBX-Funktionen wie Cloud-Voicemail, Anrufweiterleitung, Anrufübertragung, automatische Telefonzentrale, Anrufwarteschleife und Anrufer-ID bereit stellt.

Teams-Anrufpläne

Microsoft Teams-Anrufpläne ist eine Add-On-Lizenz für Teams Telefon zum Tätigen von Anrufen an das PSTN (Public Switched Telephone Network), zu Deutsch ins Festnetz. Mit dieser Option ist Microsoft Ihr Festnetz-Betreiber. Wenn Sie bereits über Teams Telefon verfügen und Anrufpläne in Ihrem Land / Ihrer Region verfügbar sind, können Sie eine Anrufplanoption erwerben.

Teams Telefon mit Anrufplan

Das Paket Teams Telefon mit Anrufplan ist die Kombination der beiden obigen Lizenzen, also eine Add-On-Lizenz, die sowohl Teams Telefon als auch einen Microsoft-Anrufplan für die Konnektivität mit dem Festnetz bereitstellt. 

Genaue Informationen zu den Lizenzen und eine Übersicht, der Sie entnehmen können, ob die notwendigen Lizenzen in Ihrem Microsoft Office / 365 Paket enthalten sind, finden Sie hier.

Anbindung Drittanbieter #

Inzwischen kann die Teams-Plattform durch etliche VoIP-Lösungen, APIs und Apps anderer Hersteller ergänzt und erweitert werden. Darunter die gängigen Namen wie Deutsche Telekom, Swyx, Enreach, Agfeo, Innovaphone, Mitel, NFON, Placetel, Sipgate, 3CX, Unify, easybell, CNT und einige mehr. Recht häufig genutzt wird auch das Contact Center für Microsoft Teams von Luware, genannt Nimbus.

Vorteile der Telefonie mit Teams #

• Komplett-Lösung: Das Telefonie-System ist in eine einheitliche IT-Struktur eingebettet
• 1 Plattform für alle Kommunikationsformen: Telefonie, Videocalls, Chats, Austausch von Dokumenten...
• Vertraute Umgebung: Viele kennen die Software schon aus der täglichen Praxis  
• Komfortable Integration: Home-Office und Mobiltelefone
• Bedienung und Funktionen identisch auf allen Endgeräten: Windows-Laptop, Macbook, Android-Handy...
• Kosten sparen: Wartung erfolgt remote / per Fernzugriff & Teams ist einfach skalierbar

Nachteile von Microsoft Teams #

• Teams ist zwar als Telefonanlage durchaus geeignet, aber im Vergleich mit „echten“ Telefonanlagen eben doch sparsamer ausgerüstet in Sachen Telekommunikation
• Die Anbindung eines Drittanbieters ist technisch kein Spaziergang. Zudem kann sich das Produkt dadurch verteuern und ist dann preislich nicht mehr so attraktiv
• In MS Teams ist die KI „Copilot“ integriert. Hier ist eine sehr sorgfältige Konfiguration notwendig, um zu verhindern, dass Sicherheitsfunktionen von Copilot ausgehebelt werden
• Industrie-Unternehmen, die in Konversationen wertvolles Know-how und sensible Unternehmensdaten erörtern, sollten beim Einsatz von KI generell Vorsicht walten lassen
• Z.B. auch, wenn externe Teilnehmer einer vertraulichen Besprechung KI-Transkriptionsbots nutzen

Fazit #

Insgesamt macht Teams auch als Telefonanlage eine gute Figur. Das ist verlockend, weil viele Unternehmen ohnehin schon ein Microsoft-Office-Paket im Einsatz haben und dafür auch bezahlen. Hier lassen sich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und damit Kosten sparen. Preislich ist Teams deshalb für viele Firmen eine interessante Option, auch wenn es definitiv leistungsfähigere Cloud-Telefonanlagen am Markt gibt. 

Zwingend notwendige Zusatz-Lizenzen und die Anbindung von Drittanbietern können die Telefonie auf Basis von Teams verteuern. Größere Unternehmen, die per Telefon und Videokonferenz wertvolles Know-how kommunizieren, sollten den Einsatz von KI sorgfältig abwägen und auf eine sichere Konfiguration der integrierten KI Copilot achten. 

Wir erstellen einen optimalen Callflow für MS Teams mit frischen Ansagetexten, professionellen Telefonansagen und GEMAfreier Wartemusik. 

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