Ob Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis, medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) oder Klinik: Ein klarer Anrufablauf verbindet verständliche Telefonansagen, passende Informationen und gezieltes Routing. So gelangen Anrufende zum richtigen Standort, Fachbereich oder nächsten Schritt, ohne dass jede Routinefrage persönlich angenommen werden muss.
Die Praxis telefonisch entlasten
Gerade bei medizinischen Einrichtungen ist das Anrufaufkommen oft sehr hoch. Geht es um Telefonansagen für Arztpraxis, MVZ, Krankenhaus, Klinik oder Spital, ist deshalb ein intelligentes Ansagen-Konzept gefragt. Das bringt Entlastung und Zeitersparnis für die Telefonzentrale und das ganze das Team und wird die telefonische Erreichbarkeit deutlich verbessern.
Die Lösung: Ein Telefonmenü
Eine IVR-Auswahl (=Interactive Voice Response), gibt Anrufern die Möglichkeit, per Tastendruck oder Spracherkennung eine bestimmte Person, eine Abteilung oder gleich eine automatische Infoansage anzuwählen. Mit diesem so genannten Sprachdialogsystem verbinden sich Anrufer also selbst mit der richtigen Stelle.
Die Automatische Zentrale ist für die Arztpraxis oder Klinik eine große Erleichterung.
Standards automatisch abhandeln
Für Standardauskünfte wie aktuelle Sprechzeiten, optimale Verkehrsverbindungen oder die Bestellung eines Folge-Rezepts, rufen die Patienten passende Infoansagen oder eine Mailbox auf. In diesem Fall muss das Gespräch nicht persönlich angenommen werden.
Checkliste: Ansagen für die Arztpraxis
- Länge: Die Ansagen möglichst kurz halten und gleichzeitig Ruhe ausstrahlen. Hier ist Fingerspitzengefühl bei Text und Sprecher gefragt.
- Hinweise: Hinweise auf regionale Notdienste, überregionale Notfall-Nummern und Vertretungen in die Ansagetexte einbauen.
- FAQ: Infos zu Sprechzeiten, Anfahrt, Parkplätzen oder öffentlichen Verkehrsmitteln reduzieren die Gespräche.
- Online-Terminbuchung: Verweis auf die Website für Termin-Buchung oder Absage.
- Folgerezept: Mailbox für Rezeptwünsche einrichten und mit klaren Anweisungen zu den benötigten Informationen bestücken.
Urlaubsansage Arztpraxis
Eine professionelle Urlaubsansage gehört in der Arztpraxis zum Standard-Repertoire. Sie stellt die medizinische Versorgung der Patienten sicher und entlastet das Praxisteam. Für eine rechtssichere und transparente Kommunikation sollten folgende Informationen enthalten sein:
- Dauer: Das genaue Datum des ersten Schließtages und der Tag, an dem die Praxis wieder regulär öffnet.
- Vertretung: Name, Fachrichtung, Adresse und Telefonnummer der vertretenden Praxis.
- Notfallnummern: Der Verweis auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116 117) und bei Lebensgefahr den Rettungsdienst (112).
- Klare Verweise auf alternative Kontaktmöglichkeiten und die Online-Terminbuchung.
MVZ-spezifische Anforderungen
- Fachbereiche: Unterschiedliche Praxisteams benötigen gezielte Warteschleifen.
- Gibt es eine Hauptnummer für mehrere Standorte, wird beim Einstieg eine IVR-Standortauswahl benötigt.
- Alle Standorte sollten mit der gleichen Corporate Voice (Sprecher/Sprecherin) und identischer Wartemusik ausgestattet sein.
Positive Nebenwirkungen der Ansagetexte
Die Telefonansagen sollten sensibel und emphatisch formuliert sein und von einem freundlichen Sprecher oder einer Sprecherin aufgenommen werden. So fühlen sich die Patienten gut aufgehoben und ernstgenommen. Selbst in einer kleineren Zahnarztpraxis, kann ein professioneller Ansagetext für den Anrufbeantworter starke "positive Nebenwirkungen" entfalten.
