Urlaubsansagen für Mailbox und Anrufbeantworter #
Auch wenn sie nicht in jedem Unternehmen gebraucht werden: Urlaubsansagen gehören definitiv zur Kategorie der wichtigen Telefonansagen.
Während die meisten Großunternehmen durchgängig im Einsatz sind, nehmen sich Kleinunternehmen durchaus mal eine Auszeit und schließen die Tore komplett. Das haben sie sich auch verdient.
Viele nutzen die ruhige Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr für den Betriebsurlaub. Andere wagen den Schritt unterm Jahr. Je nach Branche liegen die Betriebsferien in der heißen Phase von Juli bis August. Abwesenheit ist kein Fehler, doch sie sollte klar kommuniziert werden, per Mailbox oder Anrufbeantworter .
Varianten der Urlaubsansage #
- Urlaubsansage mit Angabe konkreter Zeiten
- Neutrale Urlaubsansage ohne Zeitangabe, mit Verweis auf die Website für Details
- Urlaubsansage mit Notfall-Nummer (z.B. IT-Hotline, Hausverwaltung)
- Urlaubsansage mit Angabe einer Vertretung (z.B. Arztpraxis, Handwerk)
Wichtig: Alternativen anbieten #
Die Angabe alternativer Kontaktmöglichkeiten wie E-Mail oder Kontaktformular im Web ist immer sinnvoll. So wird klar, dass erst nach dem Betriebsurlaub mit einer Antwort gerechnet werden kann. Gleichzeitig haben Anrufer die Möglichkeit, ihr Anliegen direkt zu übermitteln und damit für sich erst mal abzuhaken.
Der Tag danach #
Nennen Sie lediglich das End-Datum Ihres Urlaubs, oder besser noch den ersten Arbeitstag, an dem Sie wieder erreichbar sind. Das ist das Einzige, was die Anrufer interessieren dürfte. Außerdem muss ja niemand wissen, wie lange Sie schon am Strand liegen. Also etwa so: "Wir machen Urlaub und sind ab dem ... wieder für Sie da".
Sonderfall Praxisurlaub #
Wenn die Arztpraxis pausiert, können folgende Angaben für die Urlaubsansage von Bedeutung sein:
- Angabe einer ärztlichen Vertretung mit Namen, Adresse und Telefonnummer
- Angabe von Notrufnummern: Rettungsdienst 112 & ärztlicher Bereitschaftsdienst
- Verweis auf durchgängig verfügbare Services der eigenen Website wie: Online-Terminvereinbarung oder Rezept-Bestellung
Tipp: Zwei Mailbox-Ansagen kombinieren
Urlaubsansage Teil 1
Professioneller Sprecher: "Wir sind im Urlaub. Nachfolgend hören Sie die genauen Zeiten und wer uns während unserer Abwesenheit vertritt".
Urlaubsansage Teil 2
Diese Ansage mit den konkreten Zeiten und Angaben zu Vertretung oder Notfallnummer sprechen Sie selbst auf. So haben Sie ein professionelles Intro, müssen aber nicht bei jedem Urlaub eine neue Ansage mit den aktuellen Daten produzieren lassen. Als Arzt oder Ärztin wissen Sie ja: Schonung ist wichtig. In diesem Fall die Schonung des Geldbeutels.
Klären Sie lieber vorab, ob Ihre Telefonanlage die nötigen technischen Voraussetzungen mitbringt, um dieses Routing zu realisieren.
Brauche ich eine Urlaubsansage? #
Warum nicht einfach die schon vorhandene Ansage außerhalb der Geschäftszeiten verwenden? Keine gute Idee. Der Spruch "Sie rufen außerhalb der Geschäftszeiten an" macht während der Betriebsferien nun wirklich gar keinen Sinn. Jedenfalls nicht tagsüber unter der Woche. Das wird dazu führen, dass Leute mehrfach anrufen und permanent die Standard-Abwesenheitsansage hören. So was ist echt ärgerlich und wird niemand auf den Gedanken bringen, dass Ihr Unternehmen wegen Betriebsurlaubs geschlossen ist.
Mustertext Urlaubsansage #
Ganz ehrlich? Mustertexte, Textbeispiele oder fertige Vorlagen für Telefonansagen sind nicht unser Ding. Wir sehen unsere Aufgabe darin, eine individuelle und professionelle Alternative zu derartigen Standards von der Stange zu bieten. Wenn Sie unseren Rat dazu hören wollen:
Schreiben Sie lieber ohne Text-Vorlage und ohne lange darüber nachzudenken einen spontanen Entwurf. Halten Sie sich nicht mit den Details der Formulierung auf. Ihre Inhalte und Ihr Ton dienen als Basis für unsere Text-Optimierung. Wir feilen das Ganze aus und stimmen die Ansagetexte optimal auf Stil und Corporate Identity Ihres Unternehmens ab. Das war's.