Echtes Multitalent: Telefonansage außerhalb der Geschäftszeiten

IN KURZ | Hier geht es um das Potenzial von Telefonansagen außerhalb der Geschäftszeiten als strategisches Instrument für die professionelle Außendarstellung und interne Effizienz. Durch die Kombination von interaktiven Auswahlmenüs und gezielten Informationsansagen könnt ihr wiederkehrende Anfragen automatisiert beantworten. Das entlastet euer Team und steigert die Kundenzufriedenheit. Klingt gut!

Die Telefonansage außerhalb der Geschäftszeiten hat eine lange Geschichte und gehört zur Grundausstattung im geschäftlichen Kontext. Bei Abwesenheit nach Feierabend, am frühen Morgen, am Wochenende, an Feiertagen, während des Urlaubs oder in der Mittagspause, verrichtet sie zuverlässig, aber unauffällig ihren Dienst. Aufgrund dieser eher bescheidenen Rolle, wird die „automatische Bandansage“ in der Firma gerne unterschätzt. 

Warum eine Telefonansage außerhalb der Geschäftszeiten? #

• Auch bei Anrufen außerhalb der Bürozeiten, ist die professionelle Darstellung deines Unternehmens wichtig.
• Niemanden zu erreichen, ist kein Wunschszenario. Dann sollte der Anrufbeantworter zumindest klare Informationen oder Alternativen liefern.
• Wer es schlau macht, kann mit einer Bandansage sogar Kundenanfragen außerhalb der Geschäftszeiten beantworten.

Im Normalfall werden in klassischen Anrufbeantworter Ansagen außerhalb der Geschäftszeiten lediglich das Unternehmen und die Zeiten genannt. Danach wird auf eine Mailbox verwiesen. Auch Standard-Ansagen erfüllen ihren Zweck, sollten aber gut gemacht sein. Doch da geht noch wesentlich mehr!

Die Telefonansage außerhalb der Geschäftszeiten ist ein wahres Multitalent. Sie kann Abläufe vereinfachen und dem Team echte Entlastung bringen.

Das Dreamteam für Abwesenheit #

Spannend wir es, wenn die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten mit einer IVR Menü Ansage und so genannten Infoansagen kombiniert wird. Die drei bilden ein perfektes Team und laufen gemeinsam zu Hochform auf. Beispiel:

Standard-Auskünfte automatisieren

Es gibt Standard-Auskünfte, die immer wieder am Telefon erfragt werden. Lieferzeiten, Versandkosten, Anfahrtswege, Bestellung von Folgerezepten bei Ärzten und Ähnliches. Für solche Standards braucht es nicht zwingend ein persönliches Gespräch. Diese Themen lassen sich in verschiedene Infoansagen packen. Über das Auswahlmenü können die passenden Informationen gewählt und angehört werden. Thema erledigt. 

Das reduziert die Zahl der Anrufe und entlastet das Team. Dieser Effekt entsteht auch und gerade dann, wenn das Büro nicht besetzt ist. Wer morgens zu früh dran ist und dennoch die gewünschte Information erhält, wird im Laufe des Tages bestimmt nicht mehr anrufen.

Tipp: Damit sich niemand „vom Automat abgefertigt“ fühlt, müssen die Ansagen einige Kriterien in Sachen Qualität erfüllen.

Checkliste: Ansage außerhalb der Geschäftszeiten #

• Ansagetext und Stimme natürlich, authentisch und freundlich.
• Gleichzeitig einen professionellen Eindruck vermitteln.
• Möglichst eine professionelle Sprecherin oder einen Sprecher buchen.
• Besser keine KI-Stimme verwenden, bei schmalem Budget lieber selbst sprechen.
• Anrufbeantworter-Text, Auswahlmenü und Infoansagen frisch und kompakt formulieren.
• Für Anrufe aus dem Ausland Telefonansagen in Englisch oder in anderen relevanten Sprachen produzieren.

Wohin wenden, um eine professionelle Ansage zu buchen? #

Wir schreiben schöne Anrufbeantworter Texte und haben gleichzeitig die technischen Möglichkeiten im Blick. Du bekommst eine kostenlose Beratung, um das Optimale aus deiner Ansage außerhalb der Geschäftszeiten herauszuholen. Wenn du möchtest, analysieren und konzipieren wir auch dein komplettes Call-Routing und empfehlen Stimmen und GEMAfreie Wartemusik.

Jetzt beraten lassen!

Anrufbeantworter-Tipp: Gib nur dann die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen, wenn der AB konsequent abgehört und Nachrichten konstant abgearbeitet werden. Ansonsten besser auf andere Kontaktmöglichkeiten verweisen.