IN KURZ | Eine Online-Mailbox nimmt Anrufe auf einem Server entgegen. Je nach Produkt lassen sich Begrüßungsdateien hochladen und Nachrichten per E-Mail empfangen. Eine Festnetz-SprachBox oder Mobilfunk-Mailbox kann dagegen an einen bestimmten Anschluss gebunden sein und andere Möglichkeiten bieten. Prüfe deshalb zuerst Anschluss, eigene Ansage, Nachrichtenzustellung und Gesamtkosten – nicht nur den Preis der Mailbox-Funktion.

Alternativen zu Cospace #

Wir selbst haben jahrelang den legendären Online-Anrufbeantworter von Cospace genutzt. Das ist Geschichte. Zum 30.09.2021 wurde der Dienst eingestellt und wir haben uns nach Alternativen für Cospace umgeschaut. Die gibt es. Mehr dazu gleich. Doch zunächst ein paar grundsätzliche Dinge.

Vorteile Online-Anrufbeantworter #

  • Bei einer Mailbox mit E-Mail-Zustellung erhältst du Sprachnachrichten als Audiodatei. Prüfe, ob dein konkretes Produkt diesen Versand unterstützt und welche Empfänger du festlegen kannst.
  • Unterstützt die Mailbox einen Datei-Upload, kannst du eine professionell produzierte Anrufbeantworteransage verwenden. Dateiformat, Länge und Lautstärke müssen zu den Vorgaben des konkreten Systems passen; diese Möglichkeit besteht nicht bei jeder Netzmailbox.

Für wen ist es sinnvoll? #

  • Gerade für kleine Unternehmen, die keine komplexe Telefonanlage betreiben, ist das Thema interessant. Immerhin sind die Online-Angebote zum Teil sehr günstig oder im Idealfall gratis und deshalb auch für das Kleingewerbe erschwinglich.
  • Auch große Unternehmen, die ihre Mailboxen auf einer Cloud-PBX oder auf der hauseigenen Anlage betreiben, profitieren von einem Online-Anrufbeantworter. Warum?

Die Ausfallzeiten des Telefonanbieters #

99% Verfügbarkeit: Klingt super, ist in Wahrheit aber ziemlich gruselig. Mit den Zahlen ist das eben so eine Sache...

Telefon- und VoIP-Anbieter oder Web-Hoster werben ja gerne mit der Aussage, ihr Dienst sei zu 99% oder mehr verfügbar. Das klingt erst mal beruhigend. 1% Ausfall? Was soll‘s. Merkt eh keiner. Doch beim Blick auf eine Tabelle zu diesem Thema, kann einem schon etwas mulmig werden.

Betrachten wir mal die Ausfallzeiten eines Systems, das 24 Stunden am Tag, an 365 Jahrestagen zur Verfügung steht:

  • 99% Verfügbarkeit = 87,6 Stunden Ausfallzeit pro Jahr.
  • 99,5% Verfügbarkeit = 43,8 Stunden Ausfallzeit pro Jahr.
  • 99,9% Verfügbarkeit = 8,76 Stunden Ausfallzeit pro Jahr.

Diese Werte sind Rechenbeispiele für ein Jahr mit 365 Tagen, keine gemessenen Ausfallzeiten eines hier genannten Anbieters. Eine Rufumleitung kann bei bestimmten Störungen helfen, ist aber kein pauschaler Ausfallschutz: Sie muss im Netz noch erreichbar sein und die externe Mailbox muss den Anruf annehmen können.

Für geschäftliche Anschlüsse lohnt sich deshalb ein Blick auf die vertragliche Verfügbarkeit, deren Messweise und den vorgesehenen Störungsfall. Die Prozentrechnung sagt allein noch nicht, wann oder wie oft dein Anschluss tatsächlich ausfällt.

Unser Workaround #

In unserer eigenen Betriebspraxis haben wir beim Telefonanbieter eine Weiterleitung auf einen Online-Anrufbeantworter eingerichtet, die bei Nichterreichbarkeit unseres Anschlusses einspringen soll.

Diese Backup-Konfiguration stammt aus unserer eigenen Betriebspraxis. Sie ist keine aktuelle Verfügbarkeitsmessung und kein Nachweis für die Ausfallrate eines Providers. Prüfe deine Weiterleitung mit einem dokumentierten Testanruf und kontrolliere dabei auch, ob die Nachricht tatsächlich bei dir ankommt.

Günstige Anbieter für Online-Anrufbeantworter #

Die folgenden Beispiele sind unterschiedliche Produktarten, keine Rangliste gleichwertiger Tarife. fonial und easybell dokumentieren online konfigurierbare Mailbox-Funktionen; die Telekom-SprachBox gehört zum Festnetzanschluss, die hier eingeordnete Vodafone-Mailbox zum Mobilfunk. Maßgeblich sind die aktuellen Bedingungen deines konkreten Vertrags.

Fonial: Ganz einfach #

Die Mailbox ist eine Funktion der fonial-Cloud-Telefonanlage. Eigene Begrüßungsdateien lassen sich im Kundenkonto hinterlegen; Sprachnachrichten können per E-Mail zugestellt werden. Der Zeitpunkt der Rufannahme ist konfigurierbar. Prüfe vor der Produktion die aktuellen Upload-Vorgaben und vor der Buchung den Tarif je aktivierter Rufnummer. Quellen: Mailbox-Funktion und fonial-Preise.

ᐅ Zu fonial PLUS

Easybell: Für Einsteiger und Fortgeschrittene #

easybell dokumentiert für Telefonanschlüsse eine online verwaltete Mailbox mit E-Mail-Zustellung. Im Kundenportal lassen sich eigene MP3- oder WAV-Begrüßungen hochladen und Ansagebetrieb beziehungsweise Nachrichtenaufnahme konfigurieren. Diese Anschlussfunktion ist von den Lizenzen einer vollständigen Cloud-Telefonanlage zu unterscheiden. Quellen: Telefonfunktionen und eigene Begrüßung einrichten. Anschluss-, Gesprächs- und Weiterleitungskosten nach aktuellem Vertrag prüfen.

Telekom SprachBox: Mailbox am Festnetzanschluss #

Für Telekom-Festnetzanschlüsse ist die SprachBox eine anschlussgebundene Mailbox. Eine persönliche Begrüßung lässt sich telefonisch aufsprechen; die Telekom beschreibt außerdem ihre Voicemail-App für Android. Die App ist für iOS nicht mehr nutzbar. Ein Import einer extern produzierten MP3- oder WAV-Datei ist in der hier geprüften Hilfe nicht dokumentiert. Deshalb die Einspielmöglichkeit vor einer Ansageproduktion klären. Quellen: SprachBox und Begrüßung ändern.

Vodafone Mailbox: Mobilfunk statt universeller Online-Mailbox #

Die hier betrachtete Vodafone Profi-Mailbox ist eine Mobilfunk-Option, keine allgemeine Festnetz- oder Cloud-PBX-Mailbox. Vodafone beschreibt eine individuelle Begrüßung sowie zusätzliche Nachrichtenfunktionen; Inklusion oder Zubuchung hängen vom Mobilfunktarif ab. Daraus folgt kein allgemeiner Upload für professionelle Audiodateien. Prüfe diesen Punkt und die Vertragskosten vorab. Quelle: Vodafone Profi-Mailbox, Anbieterinformation vom 23.06.2026.

Wir beraten dich gerne in Sachen Online-Anrufbeantworter und produzieren deine individuellen Telefonansagen.

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